Migrar ou non migrar, velaí a cuestión!
Ou non...
É case curioso que a maior causa de encadeamento ao sistema operativo Windows sexa á vez unha das dúas causas de que máis xente se propoña deixar o sistema. Microsoft Office é, co software de Autodesk, a razón máis exposta cando se fala das dificultades ao migrar un sistema.
Polo tanto, é mellor idea abordar a migración primeiro desta suite ofimática para logo tratar de considerar a do resto de sistema e aplicacións.
Cambiar de suite, por si mesmo, é doado. Unha grande organización pode encargar a algunha empresa especializada que a guíe no proceso, desenvolvendo incluso ferramentas que sexan precisas ou ven convertendo os seus documentos a un formato libre coma os de OpenDocument.
Un usuario doméstico terá que abordar ese traballo, mais ten a vantaxe de que non disporá de documentos demasiado especializados que ofrezan maior dificultade: a meirande parte dos cambios que apreciará son apenas cosméticos. Si, iso quere dicir que non ten ningún motivo real para evitar simplemente cambiar de software. Ao cabo, todo o mundo que usa outras opcións o fixo nalgún momento.
No medio hai un monte de xente que terá que considerar solucións intermedias. Dende autónomos e profesionais liberais ata organizacións con pequenas oficinas, as súas necesidades poden variar, así coma os seus coñecementos do traballo ofimático.
Coñecer o noso traballo
Coma en tantas outras cousas, na ofimática hai moitas maneiras de facer o mesmo traballo, e moitas maneiras de organizar ese traballo en primeiro lugar. Unha migración é un bo momento para abordar que estamos a facer e que poderiamos facer mellor.
Aquí é difícil por un exemplo universal. Nalgunhas organizacións hai algúns documentos que pasan por varias mans, namentres un autónomo que apenas xera a documentación mínima para comunicarse co seu entorno o que prefire é minimizar os documentos que se xeran en primeiro lugar.
Pero a uns e outros emparéntaos que no canto de pór o fluxo de información en forma de documentos no centro da súa actividade, limítanse a usar Office para facer as cousas.
Coñecer os nosos documentos
Word manexa táboas. Excel manexa táboas. SPSS ou RKWard tamén manexan táboas. Porén, ao facer un documento a primeira vez, probablemente con presa e sen tempo para buscar a mellor opción, determinamos como se van a facer os documentos semellantes.
Un exemplo habitual: moita xente usa Excel para facer presupostos. Para iso, abren un presuposto, gárdano con outro nome e fan os cambios que teñan que facer. As veces, para evitar sobrescribir o anterior involuntariamente, teñen unha especie de "versión burda" que é a que abren sempre. Os modelos están dispoñibles dende hai uns trinta anos, pero o propio procedemento co que se creou o primeiro presuposto descarta tal cousa.
Hai autónomos que facían as facturas do mesmo xeito, o cal pasa a estar prohibido co novo regulamento de Facenda para a facturación. Agora non só hai que facer as facturas de maneira numerada, senón que non pode ser posible eliminar unha. Falta por definir como afectará isto ao software de facturación que permite a súa cancelación (e reutilización), mais está claro que o procedemento de crear facturas en follas de cálculo vai a estar prohibido, sen máis.
Hai documentos que levan a outros documentos. Incluso cando o cumprimento da lei de protección de datos persoais non nos obrigue a levar rexistro, hai veces que é difícil levar o seu control. Pensemos no exemplo dos presupostos.
Envías un presuposto.
O cliente contesta que quere facer un cambio.
Envías a nova proposta. ¿Gardas a anterior? ¿Creas unha carpeta con todas as propostas dese cliente? ¿unha carpeta para todas as relacionadas?
O cliente descarta a nova proposta e volve a anterior con outro cambio.
Enviamos nova proposta e é aceptada.
En realidade calquera ferramenta CRM fará un mellor traballo aquí. Entón o seu non sería cambiar os presupostos en Excel por presupostos con modelos en Calc, que certamente xa sería unha mellora: sería mudar a un CRM que permita levar un rexistro das negociacións que envolven a un simple presuposto.
Pedir axuda
Coma para calquera cousa importante, a ofimática dunha organización non debera tratarse á lixeira. Non todo o mundo coñece a fondo como funciona, nin de que ferramentas dispón. Nin todo o mundo ten a mesma facilidade para adaptarse a programas informáticos.
Pedir soporte profesional é unha boa maneira de repensar as organizacións. Non só que cambios son posibles, nin sequera cales son máis axeitados. Tamén está o futuro a curto prazo, a evolución do traballo e das ferramentas para facelo. A adaptacións a normativas.
E hai unha reflexión máis que ven da man das migracións: que se fai para beneficio de quen, ou doutro xeito: usamos as ferramentas correctas por nosa propia conveniencia ou ben usamos ferramentas porque simplemente benefician a outros incluso se temos que acabar gastando máis recursos dos precisos nelas.
