Migrar o no migrar, ¡esa es la cuestión!
O no...
Es casi curioso que la mayor causa de apego al sistema operativo Windows sea a la vez una de las dos causas que más gente plantea para abandonar el sistema. Microsoft Office es, con el software de Autodesk, el motivo más expuesto a la hora de hablar de dificultades a la hora de migrar un sistema.
Por lo tanto, es una mejor idea abordar primero la migración de esta suite ofimática y luego tratar de considerar la del resto del sistema y las aplicaciones.
Cambiar de suite, por sí solo, es fácil. Una gran organización puede encargar a una empresa especializada que la guíe en el proceso, incluso desarrollando herramientas precisas o convirtiendo sus documentos a un formato libre como OpenDocument.
Un usuario doméstico tendrá que afrontar ese trabajo, pero tiene la ventaja de no tener documentos demasiado especializados que ofrezcan mayor dificultad: la mayoría de los cambios que apreciarás son meramente estéticos. Sí, eso significa que no tiene una razón real para evitar simplemente cambiar de software. Después de todo, todo el mundo que usa otras opciones lo ha hecho en algún momento.
En el medio hay mucha gente que tendrá que considerar soluciones intermedias. Desde autónomos y profesionales liberales hasta organizaciones con oficinas pequeñas, sus necesidades pueden variar, al igual que su conocimiento del trabajo de oficina.
Conocer nuestro trabajo
Al igual que con tantas otras cosas, en la automatización de oficinas hay muchas formas de hacer el mismo trabajo y muchas formas de organizar ese trabajo en primer lugar. Una migración es un buen momento para abordar lo que estamos haciendo y lo que podríamos estar haciendo mejor.
Aquí es difícil para un ejemplo universal. En algunas organizaciones hay algunos documentos que pasan por varias manos, mientras que un autónomo que apenas genera la documentación mínima para comunicarse con su entorno prefiere minimizar los documentos que se generan en primer lugar.
Pero a unos y otros emparenta que, en lugar de poner el flujo de información en forma de documentos en el centro de su actividad, se limitan a usar Office para hacer las cosas.
Conocer nuestros documentos
Word maneja las tablas. Excel maneja tablas. SPSS o RKWard también manejan tablas. Sin embargo, al hacer un documento por primera vez, probablemente con prisas y sin tiempo para buscar la mejor opción, determinamos cómo se van a hacer documentos similares.
Un ejemplo común: muchas personas usan Excel para hacer presupuestos. Para hacer esto, abren una cotización, la guardan con un nombre diferente y realizan los cambios necesarios. En ocasiones, para evitar sobrescribir sin querer la anterior, tienen una especie de "versión burda" que es la que abren siempre. Los modelos están disponibles desde hace unos treinta años, pero el mismo procedimiento por el cual se elaboró el primer presupuesto descarta tal cosa.
Hay autónomos que hacían las facturas de la misma forma, lo que ahora está prohibido con la nueva normativa fiscal para la facturación. Ahora no solo hay que numerar las facturas, sino que no se puede borrar una. Queda por definir cómo afectará esto al software de facturación que permite su cancelación (y reutilización), pero está claro que se prohibirá el procedimiento de creación de facturas en hojas de cálculo, sin más.
Hay documentos que conducen a otros documentos. Incluso cuando el cumplimiento de la ley de protección de datos personales no nos obliga a mantener registros, hay momentos en los que es difícil hacer un seguimiento de ellos. Pensemos en el ejemplo de los presupuestos.
Envías un presupuesto.
El cliente responde que quiere hacer un cambio.
Envías la nueva propuesta. ¿Guardas el anterior? ¿Se crea una carpeta con todas las propuestas de ese cliente? ¿Una carpeta para todos los relacionados?
El cliente descarta la nueva propuesta y vuelve a la anterior con otro cambio.
Enviamos una nueva propuesta y es aceptada.
En realidad, cualquier herramienta de CRM hará un mejor trabajo aquí. Entonces lo tuyo no sería cambiar los presupuestos en Excel por presupuestos con modelos en Calc, lo que sin duda sería una mejora: sería pasarte a un CRM que te permita llevar un registro de las negociaciones que rodean a un presupuesto simple.
Pedir ayuda
Como con cualquier cosa importante, la automatización de la oficina de una organización no debe tratarse a la ligera. No todo el mundo conoce en profundidad cómo funciona, ni qué herramientas hay disponibles. No todo el mundo tiene la misma facilidad para adaptarse a los programas informáticos.
Pedir apoyo profesional es una buena manera de repensar las organizaciones. No solo qué cambios son posibles, o incluso cuáles son los más apropiados. También está el futuro a corto plazo, la evolución del trabajo y las herramientas para hacerlo. Adaptaciones a la normativa.
Y hay una reflexión más que viene de las migraciones: qué se hace en beneficio de quién, o de otra forma: usamos las herramientas adecuadas para nuestra propia conveniencia, o usamos herramientas porque simplemente benefician a otros, incluso si tenemos que terminar gastando más recursos de los necesarios en ellas.
